Mari Berusaha, Berdo'a Kemudian Tawakal

Saya Hanya Manusia Biasa

Minggu, 20 Mei 2012

Struktur organisasi Fungsional dan Divisional (Dasmen)


TUGAS TERSTRUKTUR
DASAR-DASAR MANAGEMEN

STRUKTUR ORGANISASI
(BERDASARKAN DIVISIONAL DAN FUNGSIONAL)



Semester :
Genap 2011/2012

Disusun Oleh :
                      Nama   : Kustam
                      NIM     : A1L111053
                                                 Prodi    : Agroteknologi




KEMENTERIAN  PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
FAKULTAS PERTANIAN
PURWOKERTO
2012

BAB I
TINJAUAN PUSTAKA
Setiap kegiatan perlu diorganisasikan, yang  berarti bahwa kegiatan tersebut harus    disiapkan,   disusun    dan   dialokasikan    serta  dilaksanakan     oleh   para  unsur organisasi   tersebut   sehingga   tujuan   organisasi   dapat   tercapai   secara   efisien   dan efektif. Proses ini meliputi perincian pekerjaan, pembagian pekerjaan dan koordinasi pekerjaan yang terjadi daiam suatu lingkup dan struktur tertentu.
 Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan dan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsure-unsur spesialis kerja, standarlisasi, koordinasi, sentralisasi  atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan atau besaran satuan kerja
Soekanto (1983) membagi struktur organisasi menjadi lima kelompok yaitu struktur    organisasi    fungsional,    struktur   organisasi   proyek,    struktur   organisasi matriks, struktur organisasi usaha (ventura) dan struktur organisasi tim kerja (task force ).

1.  Struktur Organisasi Fungsional
Struktur organisasi fungsional terdiri dari Bagian Pemasaran, Bagian Produksi, Bagian   Personalia   dan   Bagian   Pembelanjaan   serta   Bagian   Umum.   Pada   struktur organisasi   fungsional   apabila  ada  seseorang   yang   diserahi  tugas   untuk   mengelola suatu proyek biasanya orang tersebut sudah terlanjur setia pada bagian mana  dia dahulu   bekerja.   Oleh   karena   itu  seyogyanya   offing   tersebut   tidak  memanfaatkan menarik seluruh orang-orang dari bagiannya dahulu, tetapi sebaiknya juga menarik orang-orang pada bagian lain yang mampu sehingga pengalaman dan pengetahuan dapat   dinikmati  bersama.   Struktur  organisasi   fungsional   yang   menangani  proyek- proyek dapat dilihat pada Gambar 1.

http://3.bp.blogspot.com/-XaSON7vpytA/Tu7A6QKmmWI/AAAAAAAAAY0/Mepvg8n5gk4/s320/Fungsional.jpg
·         Fungsional
Pada Struktur organisasi fungsional apabila ada seseorang yang diserahi tugas untuk mengelola suatu proyek biasanya orang tersebut sudah terlanjur setia pada bagian mana dahulu dia bekerja. Oleh karena itu seyogyanya offing tersebut tidak memanfaatkan menarik orang-orang dari bagiannya dahulu, tetapi sebaliknya juga menarik orang-orang pada bagian lain yang mampu sehingga pengalaman dan pengetahuan dapat dinikmati bersama.

2.  Struktur Organisasi Divisional
Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Bila departementalisasi perusahaan menjadi terlalu komplek dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk divisi-divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendirinya
Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan,dan proses atau peralatan. Lebih jelasnya sebagai berikut:
Struktur organisasi divisional atas dasar produk. Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi (lihat gambar 6.2). Dalam gambar terlihat bahwa perusahaan diorganisasikan atas dasar produk pada tingkat manajer umum, dan pada tingkat selanjutnya menggunakan pendekatan fungsional.

http://2.bp.blogspot.com/-dvoAiZb5Dlg/Tu7A43-Ch2I/AAAAAAAAAYs/WaCsQng06fY/s320/Divisional.jpg

·         Divisional
Departemen yang dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan




Struktur organisasi divisional atas dasar langganan.Departementalisasi langganan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu
 Faktor-faktor Perancangan Struktur Organisasi
 Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut:
1.    strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. strategi menjelaskan bagaimana aliran   wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para pimpinan dan bawahan.
2.    teknologi yang digunakan. perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan struktur organisasi.
3.    anggota (pegawai / karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. kemanapun dan cara berfikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.
4.    ukuran organisasi. besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan kerjanya yang sangat mempengaruhi struktur organisasi. semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks dan harus dipilih struktur yang tepat.
A.  Unsur-unsur Struktur Organisasi terdiri dari:
1. Spesialisasi kegiatan 
2. Standarisasi kegiatan
3. Koordinasi kegiatan
4. Sentralisasi dan Desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kegiatan
    B.  Kelompok Kerja Formal:
1. Pembagian kerja
2. Menejer dan bawahan atau rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen pekerjaan
5. Tingkat manajemen

    C.  Organisasi mempunyai tiga tipe utama kelompok-kelompopk kerja formal yaitu:
1. Kesatuan tugas khusus (task forces)
2. Panitia:
             a. tetap (standing committess) disebut juga panitia structural
   b. tidak tetap (ad hoe)
3. Dewan (boards) dan komisi
tujuan dibentuknya panitia manajemen adalah untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, memberi saran manajemen, atau bahkan membuat keputusan sendiri.






PEMBAHASAN

Berdasarkan sistem struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Graha Buana Cikarang (1996) dan berdasarkan uraian teori-teori sistem struktur organisasi yang ada, dapat dilihat bahwa struktur organisasi yang digunakan tidak spesifik mengikuti satu pola/tipe    struktur oanisasi tertentu, tetapi merupakan gabungan dari beberapa pola/tipe struktur   organisasi  teoritis.   Walaupun demikian secara garis besar dapat dilihat bahwa struktur organisasi PT. Graha Buana Cikarang memiliki ciri tertentu yang merupakan dasar pembentukannya. Ciri dasar tersebut dibentuk dari sistem struktur organisasi matriks ( Soekanto, 1983 ). Struktur organisasi matriks tersebut  secara   fungsional   membagi   ruang  lingkup   pekerjaan   atas  beberapa   divisi manajemen        dan   tiap-tiap ivisi manajemen memiliki tugas/wewenang masing- masing serta bertanggung jawab penuh terhadap kelancaran tugas-tugasnya. Sehubungan dengan tujuan dan kondisi   perusahaan   yang   meliputi jumlah proyek yang ditangani, jumlah karyawan, jenis bisnis   yang   ditangani,  hubungan pemilik  terhadap   perusahaan   konsultan   dan   perusahaan  kontraktor,   lokasi   proyek terhadap   kantor   pusat,   dan   sebagainya   maka   sistem   struktur   organisasi   matriks pada   aplikasinya   tidak   dapat   berdiri   sendiri,   tetapi   masih   harus  dilengkapi   oleh beberapa divisi fungsional yang lain, yang tidak terlepas dari penggunaan beberapa jenis/ tipe struktur organisasi teoritis.
Hubungan  antara   pemilik,   konsultan rencana dan para kontraktor pada struktur organisasi PT. Graha Buana Cikarang mengambil sistem struktur organisasi menurut Barrie dan Paulson (1984) yang meliputi struktur organisasi putar kunci dan struktur organisasi manajemen       konstruksi profesional. Sedangkan keberadaan General Manager sehubungan dengan harus adanya wakil pemilik di proyek, struktur organisasi  PT. Graha  Buana Cikarang  menganut  sistem Ivancevich dan Matteson(1987) yaitu struktur organisasi divisi Oldmobile. Selanjutnya divisi-divisi lain pada sistem struktur organisasi PT.Graha Buana Cikarang   tidak terlepas dari pengaruh system struktur organisasi teoritis yang ada.
Berdasarkan uraian-uraian tersebut dapat dikatakan bahwa sistem struktur organisasi    PT. Graha Buana Cikarang merupakan gabungan dari sistem struktur organisasi teoritis yang ada. Sistem struktur organisasi gabungan ini pada kenyataannya telah mengalami penyesuaian dan penyelarasan terhadap kondisi dan tujuan perusahaan PT. Graha Buana Cikarang yang memiliki lahan bisnis yang besar, jumlah karyawan yang banyak, letak proyek terhadap kantor pusat, dan sebagainya. Sistem struktur organisasi yang digunakan ternyata cukup cocok dengan kondisi dan tujuan dari perusahaan PT. Graha Buana Cikarang. Keuntungan yang lain dari penggunaan sistem struktur organisasi gabungan ini yaitu para pimpinan pusat dan pimpinan di proyek dapat  mengawasi dengan   baik sistem keuangan dan prestasi kerja antara divisi-divisi manajemen yang ada   sehingga   terciptanya efisiensi dan efektifitas kerja yang tinggi.

PT TELKOM. Dalam organisasinya, PT Telekomunukasi Indonesia, Tbk memiliki sebuah Dewan Komisaris yang yang terdiri dari satu ketua dan empat anggita serta sebuah Dewan Direksi yang beranggotakan satu orang Presiden Direktur  dan empat anggota Dewan Direksi lainnya ysng memiliki fungsi dan tanggung jawab yang berbeda seperti direktur sumberdaya dan bisnis pendukung. Direktur bisnis jaringan telekomunikasi, Direktur  Bisnis dan Jasa Telekomunikasi, dan Direktur Keuangan. PT Telekomunikasi  Indonesia, Tbk memiliki beberapa anak perusahaan terafiliasi seperti PT Telekomunikasi Seluler Seluruh Indonesia yang bergerak sebagai penyelenggara jasatelekomunikasi bergerak seluler.
PT Indonusa Telemedia yang menangani bisnis multimedia penyiaran dan internet dengan nama produk TELKOM Vision PT Infomedia Nusantara yang mengelola bisnis penerbitan  Buku petunjuk Telepon ( Yellow Pages) dn Call Center. Selain anak perusahaan tadi, dalam  menjalankan operasi perusahaan, PT Telekomunikasi Indonesia Tbk telah mengelompokkan unit-unit yang ada dalam organisasi kedalam bentukDivisi. Secara umum, Divisi yang ada terbagi dua kriteria besar yaitu Divisi Inti (Core Division) dan Divisi Pendukung (Support Division).

http://htmlimg1.scribdassets.com/8hjg3qwmiomlgwu/images/27-0e8edd0a7f.jpg

Core Division dari PT Telekomunikasi Indonesia Tbk adalah sebagai berikut:
1.      Divisi Regional 1 untuk wilayah Sumatera
2.      Divisi Regional 2 untuk wilayah Jabotabek Sekapur
3.      Divisi Regional 3 untuk wilayah Jawa Barat dan Banten
4.      Divisi Regional 4 untuk wilayah Jawa Tengah dan Daerah Istimewa Yogyakarta
5.      Divisi Regional 5 untuk wilayah Jawa Timur
6.      Divisi Regional 6 untuk wilayah Kalimantan
7.      Divisi Regional 7 untuk wilayah Bali, Nusa Tenggara, Sulawesi, dan kawasan Timur Indonesia
8.      Divisi Network (Divisi longdistance)
9.      Divisi Multimedia
.
DEPARTEMENTALISASI
Ada beberapa cara diamana organisasi dapat mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan. Sekali lagi, proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan disebut departementalisasi aatau departementasi
.
DEPARTEMENTALISASI FUNGSIONAL
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sjanis untuk membentuk satu satuan organisasi. Semua individu-individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokkkan bersama seperti seluruh personalia, penjualan, akuntansi, programmer computer, dan sebagainya.

Kebaikan pendekatan fungsional:
Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemeb puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi 

Kelemahan struktur fungsional:
Bagaimanapun juga pendekatan fungsional mempunyai berbagai kelemahan. Struktur fungsional dapat meniptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacatan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempitserta kurang inovatif.


DEPARTEMENTALISASI DIVISIONAL
Banyak perusahaan besar dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Bila departementalisasi perusahaan menjadi terlalu kompleks dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk divisi-divisi semi otonomi, diman setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Tidak seprti departemantalisasi fungsional, suatu divisi menyerupai perusahaan yang terpisah kepala divisi terutama memusatkan perhatiannya bersaing dengan satuan-satuan lainnya dalam perusahaan yang sama. Tetapi suatu divisi bukan merupakan satuan bebas seperti halnya perusahaan terpisah. Dalam hal ini, seorang menejer divisi tidak dapat membuat keputusan-keputusan sebebas pemilik perusahaan terpisah, karena dia masih harus melaporkan kegiatannya kepada direktur pusat. Sebagai pedoman umum wewenang kepala divisi terbatas bila keputusan-keputusannya akan mempengaruhi kegiatan-kegiatan divisi-divisi lain.

Kebaikan struktur disisional:
Organisasi atas dasar divisi mempunyai beberapa kebaikan. Karena semua kegiatan, kerampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan produk dikelompokkan menjadi satu dibawah seorang kepala, keseluruhan pekejaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi dipelihara. Disampingitu, baik kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat, karena keputusan-keputusan yang dibuat pada tingkat divisi dekat dengan kancah kegiatan.

Kelemahan struktur divisional:
Bagaimanapun juga struktur divisional mempunyai berbagai kelemahan. Kepentingan divisi mungkin ditempatkan diatas tujuan dan kebutuhan organisasi keseluruhan. Setiap divisi mempunyai para anggota staf dan spesialis sendiri, sehingga akan meningkatkan biaya administrasi dan terjadi duplikasi ketrampilan.
































KESIMPULAN DAN SARAN

Ø   Kesimpulan
1.      Penerapan sistem struktur organisasi suatu perusahan tertentu tidak harus menganut satu pola/ tipe struktur organisasi teoritis yang ada.
2.      Sistem struktur organisasi yang digunakan oleh suatu perusahaan tertentu bisa merupakan gabungan dan beberapa pola/ tipe struktur organisasi teoritis yang ada.
3.      Antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya bisa  memiliki sistem struktur  organisasi yang berbeda. Hal ini tergantug dari kondisi dan tujuan perusahaan tersebut.
Ø   Saran
Sebaiknya masing-masing perusahaan menerapkan sistem struktur organisasinya sesuai dengan kebutuhan serta berdasarkan kondisi dan tujuan peusahaan tersebut. Sebab teori yang bersumer dari makalah ini dibuat  berdasarkan pengalaman penulis selama bekerja di PT. Graha Buana   Cikarang.  Istilah-istilah yang digunakan  masih menggunakan istilah asing. Jadi diharapkan  pada  para pemakai untuk  menyesuaikannya dengan  kondisi  pada perusahaan yang bersangkutan.
PT Telekomunikasi Indonesia (TELKOM) Sebaiknya perlu ditingkatkan kembali layanan yang dipubloikasikan, untuk menunjang kedepan yang lebih baik dan profesianal demi mengembangkan  SUBDITDATA  (Sub Direktorat Pengolahan Data)
                                    























DAFTAR PUSTAKA

Soekanto Reksohadiprodjo, 1983, Manajemen Proyek, BPFE, Yogyakarta
Ivancevich, J.M., Matteson,M.T., 1987, Organizational Rehavior and Management, Business Publications Inc., Texas
Barrie, D.S.[and] Paul son, RC. 1984. Professional Construction Management, 2nd edition, McGraw Hill Inc. New York.
Certo, Samuel & Paul Peter, 1990, Strategic Management, New York :McGraw Hill
Beteson,John E,. G. 1991. Service Marketing. Prentice HallInternational, New Jersey

Tidak ada komentar: